O saldo de empregos formais no Brasil cresceu 16,5% em 2024, alcançando 1,69 milhão de vagas a mais que em 2023, segundo o Novo Caged. O número de trabalhadores com carteira assinada chegou a 47,21 milhões em dezembro, alta de 3,7% sobre o ano anterior.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), junto de outras normas trabalhistas e previdenciárias, impõe uma série de obrigações às empresas que registram seus funcionários com carteira assinada. Essas exigências legais compõem o custo real da contratação do colaborador e impactam no planejamento financeiro das empresas.
Carla Tomaz, coordenadora de operações da Contajá e especialista em departamento pessoal, ressalta que muitos empresários ainda subestimam os custos envolvidos na contratação de funcionários ao elaborar o plano financeiro anual — o que pode comprometer a saúde financeira da empresa.
"Para fazer uma projeção realista de despesas com pessoal, o primeiro passo é entender que o salário bruto do colaborador não representa o custo total que ele gera para a empresa", afirma a profissional.
De acordo com a profissional, o custo real de um colaborador contratado pelo regime CLT varia conforme o cargo ocupado, o regime tributário da empresa, o sindicato da categoria e os benefícios oferecidos. "O custo total médio pode variar entre 1,6 a duas vezes o salário mensal. Um funcionário que recebe R$2,5 mil pode gerar um custo mensal real de até R$4 mil".
Componentes do cálculo do custo real de um colaborador
Tomaz explica que, entre os encargos obrigatórios, o FGTS é um dos principais, corresponde a 8% do salário bruto e é recolhido mensalmente. Empresas fora do Simples Nacional também devem pagar o INSS patronal de 20% sobre o salário, além do Risco Ambiental do Trabalho (RAT), que varia de 1% a 3%.
A especialista acrescenta que contribuições para terceiros, como Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI), Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) e Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA), podem chegar a 5,8% do salário, para empresas fora do Simples Nacional.
Segundo a profissional da Contajá, benefícios como vale alimentação, plano de saúde e auxílio home office devem ser considerados no custo mensal. "Mesmo benefícios obrigatórios, como o vale transporte, geram um custo adicional, já que a empresa complementa o valor que exceder a dedução de 6% feita sobre o salário do funcionário".
De acordo com Tomaz, quando a demissão parte do empregador isso gera custos, como a multa de 40% sobre o saldo do FGTS, devida nas demissões sem justa causa, e outros valores rescisórios podem ser devidos, dependendo do tipo de desligamento. Outro custo importante destacado pela especialista são as provisões, reservas mensais para 13º salário e férias com adicional de um terço do salário.
Controle eficiente e plano financeiro anual
Para a especialista da Contajá, práticas contábeis como manter planilhas de encargos e benefícios e relatórios por funcionário atualizados ajudam a manter o controle eficiente dos custos com pessoal. "Essas medidas permitem visualizar o custo real de cada colaborador e auxiliam no planejamento e em decisões como contratações".
Segundo Tomaz, o uso de softwares de folha de pagamento, que automatizam os cálculos e a emissão das guias e uma contabilidade especializada no Simples Nacional, ajuda a garantir conformidade com a legislação e suporte técnico à gestão.
A profissional ressalta que empresas optantes pelo Simples Nacional precisam atentar para a organização dos custos com a folha de pagamento, pois esses valores impactam diretamente o cálculo dos tributos.
"Se os valores de folha forem altos ou mal planejados, isso pode levar a uma tributação mais pesada, perda de benefícios fiscais e até enquadramento em alíquotas maiores, prejudicando a competitividade do negócio", alerta a especialista.
Tomaz destaca que para empresas do anexo IV, é necessário levar em consideração as despesas provenientes do INSS patronal (20%) e do Risco Ambiental do Trabalho (de 1% a 3%) incidentes sobre o valor total da folha de pagamento, o que aumenta significativamente os impostos pagos mensalmente pela empresa.
Já para empresas do Anexo V, a especialista pontua que é possível buscar uma redução na alíquota do Simples por meio do Fator R — um cálculo que compara os valores da folha com o faturamento bruto acumulado dos últimos 12 meses. "Se essa relação for igual ou superior a 28%, a empresa pode ser reclassificada para o Anexo III, com alíquotas menores".
Para se planejar financeiramente para custos sazonais, como férias e 13º salário, Tomaz sugere o provisionamento mensal proporcional do salário de cada funcionário. "A empresa deve reservar, como se pagasse essas obrigações aos poucos. Para o 13º salário, o ideal é cerca de 8,33% do salário bruto mensal, enquanto para as férias, totaliza aproximadamente 11,11%".
A especialista pontua que a falta de gestão eficiente é um dos principais motivos para o fechamento de empresas brasileiras, o que torna necessário controlar custos, planejar o fluxo de caixa e manter as obrigações em dia.
"No contexto da contratação de funcionários, isso significa ir além de simplesmente cumprir com a legislação. Contratar certo exige entender o custo total de um colaborador, prever encargos e benefícios e alinhar essas despesas ao planejamento financeiro da empresa", conclui.
Para mais informações, basta acessar: contaja.com.br/ e para usar a calculadora disponibilizada pela Contajá, basta acessar: https://contaja.com.br/blog/quanto-custa-um-funcionario-para-empresa/
