O WhatsApp se consolidou como a principal porta de entrada das clínicas brasileiras no relacionamento com pacientes. De acordo com o Panorama das Clínicas e Hospitais 2026, estudo da Doctoralia em parceria com a Feegow, que ouviu 639 gestores e profissionais de saúde de todo o país, 87% das instituições agendam consultas pelo aplicativo e 86% utilizam o mesmo canal para confirmar atendimentos. O uso em escala, porém, envolve um custo que muitos gestores só percebem quando a fatura chega, já que a API oficial da Meta cobra cada mensagem conforme a categoria em que ela é classificada. A plataforma separa os modelos de mensagem em grupos como marketing, utilidade e autenticação, cada um com valor próprio. Os de marketing englobam ofertas e campanhas promocionais, enquanto os de utilidade estão ligados a uma interação ou a um relacionamento já existente, como confirmações, lembretes e atualizações sobre o atendimento.
Pelos cálculos da Tolki, healthtech mineira dedicada à automação do atendimento em clínicas médicas e odontológicas, uma comunicação enquadrada como marketing custa quase dez vezes mais do que uma classificada como utilidade. Para uma clínica que mantém contato com dezenas de milhares de pacientes, essa diferença pode definir se uma campanha de relacionamento termina com lucro ou com prejuízo.
Foi sobre esse ponto que a empresa estruturou sua operação. Em um ano de catividade, a Tolki informa ter gerado mais de R$ 8 milhões em economia de disparos para os clientes, captado mais de 52 mil pacientes e contribuído para mais de R$ 100 milhões em receita nas clínicas atendidas. Os números foram consolidados pela própria companhia a partir das operações realizadas com os clientes ao longo do período.
"A maior parte das clínicas tem um ativo parado: a própria base de pacientes. Gente que já confiou na clínica, fez um procedimento e nunca mais voltou. Nosso trabalho é transformar essa base em agenda cheia, com o menor custo por contato do mercado", afirma Daniel Ribeiro, diretor-executivo da Tolki.
Metodologia em três frentes
A primeira frente é a reativação da base. Em vez de depender apenas de mídia paga para atrair novos pacientes, a Tolki utiliza agentes de inteligência artificial (IA) no WhatsApp para retomar o contato com pessoas que já passaram pela clínica e conduzi-las até o agendamento. O modelo parte da premissa de que o histórico de relacionamento diminui a barreira de confiança e encurta o caminho até uma nova consulta.
O foco recai sobre pacientes que realizaram consultas, avaliações ou procedimentos e deixaram de retornar, um público que permanece registrado nos sistemas da clínica, muitas vezes sem acompanhamento estruturado. Nessa etapa, o agente de IA conduz a conversa, responde às perguntas mais frequentes e apresenta os horários disponíveis, de modo que o atendimento não fique restrito ao expediente da recepção.
"Captar um paciente novo custa caro e demora. Reativar quem já conhece a clínica é mais rápido e converte mais. A IA conversa, tira dúvidas e agenda, 24 horas por dia, sem depender da secretária estar livre", explica Daniel Ribeiro.
A segunda frente é técnica. A empresa desenvolveu uma forma de estruturar as comunicações dentro da API oficial do WhatsApp para que elas se enquadrem na categoria de utilidade, a de menor custo entre as modalidades de envio. Esse enquadramento depende do conteúdo e da finalidade de cada mensagem, o que exige aderência às diretrizes estabelecidas pela Meta para os modelos de comunicação aprovados na plataforma. Para a clínica, a mudança de categoria altera a conta de cada campanha, pois a mesma verba passa a cobrir um número maior de contatos e permite ampliar a frequência das comunicações sem elevar o orçamento destinado ao canal.
"O mesmo disparo que custaria R$ 0,34 passa a custar R$ 0,035. É uma economia de 10 vezes em cada mensagem, e tudo dentro da API oficial, sem gambiarra e sem risco de bloqueio para o número da clínica", afirma Caio Tomich, diretor de tecnologia da Tolki.
A terceira frente envolve o modelo comercial, desenhado para reduzir o risco de quem contrata o serviço. A lógica, segundo a empresa, é que o retorno venha da combinação entre a redução do custo por mensagem e o volume de pacientes que retomam o atendimento. Na avaliação da companhia, a recuperação do investimento está associada ao uso contínuo da ferramenta, já que o ganho se acumula a cada disparo feito na categoria de menor custo.
"O investimento mensal na Tolki é menor do que o salário de um funcionário. Se a clínica usa a ferramenta para disparar e gerar agendamentos, depois dos primeiros 10 mil disparos ela já se paga, só com a economia e com os pacientes que voltam para a agenda. O dono da clínica fatura mais com risco baixo", diz Thiago Lauton, diretor comercial da Tolki.
Resultados do primeiro ano
Segundo dados da empresa, os mais de 52 mil pacientes captados vieram de clínicas de diferentes especialidades médicas e odontológicas. Esse volume, de acordo com a Tolki, resultou em mais de R$ 100 milhões em receita para os clientes ao longo dos primeiros 12 meses de atividade.
"Nenhuma clínica precisa escolher entre volume e custo. Quando o disparo fica dez vezes mais barato, a clínica pode falar com toda a base, todo mês, e não só com uma parte dela. Volume com custo baixo é o que transforma o WhatsApp em uma máquina de agendamentos", completa Thiago Lauton.
Para os próximos anos, a empresa pretende ampliar a presença em clínicas de todas as regiões do Brasil, levando a metodologia a operações de diferentes portes e especialidades. O plano de expansão acompanha a consolidação do aplicativo de mensagens como canal de agendamento e confirmação de consultas no setor de saúde. Com a demanda por agendamento e confirmação concentrada no WhatsApp, o custo de cada mensagem passa a integrar o planejamento financeiro de clínicas e consultórios que operam o canal em larga escala.
"Nosso primeiro ano mostrou que o modelo funciona. Agora, o objetivo é levar essa eficiência para milhares de clínicas que ainda pagam caro para falar com os próprios pacientes", finaliza Daniel Ribeiro.
Para mais informações, basta acessar: https://tolki.com.br/
