Os gastos corporativos de uma empresa são uma parte de sua operação diária. Eles representam os recursos financeiros necessários para manter as atividades de negócios em andamento e alcançar os objetivos organizacionais. Tais despesas podem variar de acordo com o tamanho, setor e estrutura de uma empresa, mas geralmente incluem despesas relacionadas a pessoal, operações, marketing, tecnologia, suprimentos, entre outros.
As empresas precisam gerenciar cuidadosamente seus gastos com pessoal para garantir que estejam em conformidade com as leis e regulamentações locais, além de manter um equilíbrio adequado entre as despesas com pessoal e os objetivos de negócio. De acordo com pesquisa da EIU (Economist Intelligence Unit), 93% dos executivos afirmam que desenvolver um sistema que possa agilizar a organização dos gastos empresariais é a única maneira de lidar com as incertezas orçamentárias.
“A gestão de gastos corporativos em uma empresa é um processo importante para controlar os custos e maximizar a eficiência financeira. Uma das primeiras etapas para um gerenciamento eficaz é estabelecer um orçamento anual de despesas”, explica Andre Apollaro, CEO da Payfy, gestora de gastos corporativos.
Segundo um relatório publicado em dezembro de 2020 pelo Capgemini Research Institute, quando uma empresa é movida por dados, ela alcança 70% mais receita por funcionário e gera, em média, 22% mais lucros.
Neste sentido, Apollaro recomenda a criação de políticas de despesas, com diretrizes do que é permitido gastar, quais são os limites e como elas devem ser relatadas e aprovadas. Segundo o executivo, é relevante que haja um acompanhamento de todas as despesas da empresa, desde as menores até as maiores. “Isso pode ser feito por meio de um sistema de gestão de despesas, como um software especializado ou uma planilha”, detalha.
Ainda de acordo com a pesquisa da EIU, 95% dos entrevistados afirmaram que o uso de análise de dados em tempo real auxiliou suas empresas na garantia de que os gastos e as operações estivessem alinhados com as metas da organização.
Mais etapas e vantagens
Outros passos recomendados pelo CEO da Payfy envolvem uma análise periódica dos gastos da empresa, para determinar se eles estão dentro do orçamento e se as políticas de despesas estão sendo seguidas, possibilitando, assim, ajustes no orçamento ou nas políticas, se necessário.
“Busque sempre negociar preços melhores com fornecedores e prestadores de serviços. Isso pode ser feito por meio de contratos de longo prazo, compras em grande volume ou negociações diretas”, diz Apollaro. Este incentivo a economia, pondera ele, deve ser estendido a toda empresa, seja por meio de prêmios para os funcionários que economizam em suas despesas ou por meio de campanhas de conscientização sobre o uso responsável de recursos.
Dentre as vantagens obtidas com uma gestão mais eficiente, pode-se destacar o controle financeiro, que evita surpresas desagradáveis no final do mês ou do ano e também um aumento da lucratividade ao controlar melhor os custos, aumentando a eficiência e reduzindo desperdícios.
“Uma gestão clara e transparente dos gastos corporativos pode ajudar a empresa a manter a confiança dos acionistas, investidores e clientes, e reduzir custos desnecessários e investir mais em áreas importantes para a empresa, como inovação, desenvolvimento de produtos e treinamento de funcionários”, diz o CEO, ponderando que tais ações podem contribuir para que a companhia seja vista como uma organização mais ética e sustentável.
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