Segundo uma pesquisa da KPMG, a maturidade do compliance ‒ conformidade com leis, regulamentos e padrões éticos ‒ nas empresas brasileiras atingiu, em 2024, o seu mais alto nível desde 2015, quando o levantamento começou a ser feito. Em uma escala de 1 a 5, o índice alcançou pontuação de 3,09, uma evolução em relação ao 3,07 registrado em 2021.
A pesquisa contou com a participação de 106 empresas do Brasil, com coleta de dados sobre pilares de compliance como governança, cultura, avaliação de riscos, linha ética, políticas e procedimentos.
Juliana Lobato, gerente administrativa da Valide Soluções, explica que a evolução do compliance no Brasil representa uma oportunidade para negócios de gestão documental. A Valide, por exemplo, oferece soluções de automação, controle e conformidade para outras companhias, buscando desempenhar um papel de parceira de compliance e recursos humanos (RH).
“O mercado de gestão documental focada na área trabalhista está em plena ascensão no Brasil. A complexidade da legislação e o alto volume de litígios criam uma demanda constante e crescente por soluções que tragam segurança e eficiência para o departamento pessoal e RH”, diz Lobato.
Na sua visão, mais do que uma questão burocrática, a gestão documental rigorosa é uma ferramenta estratégica necessária para a segurança jurídica e a mitigação de riscos financeiros de negócios no país.
“As auditorias e fiscalizações estão cada vez mais rigorosas. A ausência ou irregularidade em documentos como o atestado de saúde ocupacional (ASO), o programa de controle médico de saúde ocupacional (PCMSO) ou os registros de treinamento de normas regulamentadoras (NRs) pode acarretar pesadas autuações”, detalha Lobato.
Além disso, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as convenções coletivas são repletas de detalhes e prazos. Uma gestão documental eficiente, afirma a gerente, automatiza o controle de validades e exigências, reduzindo o risco de falha humana.
Ela chama a atenção ainda para casos envolvendo reclamações trabalhistas. “O ônus da prova de muitos fatos (como o correto pagamento de horas extras ou a entrega de EPIs) é da empresa. Contar com um sistema de gestão documental pode garantir que a prova necessária esteja rapidamente acessível e com validade jurídica (assinatura digital, por exemplo), podendo aumentar as chances de êxito no processo”, ressalta.
De acordo com matéria publicada pelo portal Poder360, em 2024 o número de ações trabalhistas chegou a 4 milhões na Justiça do Trabalho, sendo o maior volume em 15 anos. Quando comparado com o ano anterior, o crescimento foi de 16,1%.
Desafios e uso da tecnologia
Lobato afirma que a área de gestão documental traz desafios, como a necessidade de estar sempre atualizado com a legislação trabalhista e as NRs, integração com sistemas de clientes e até a digitalização de acervos antigos em papel.
“O desafio é oferecer um serviço eficiente e seguro para digitalizar e organizar os documentos de forma integrada a fim de evitar retrabalho e garantir a consistência dos dados”, pontua.
Para isso, inovações tecnológicas como inteligência artificial (IA) podem desempenhar um papel importante. “Na Valide, por exemplo, nossa tecnologia é equipada com uma IA que revisa documentos em tempo real, gera alertas automáticos, valida informações e busca assegurar que pendências não passem despercebidas. Há também armazenamento vitalício, criptografia avançada, conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e certificação ISO 27001”, finaliza a gerente administrativa.
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